Privacy & cookies

1. Wie is verantwoordelijk?

FlowText wordt aangeboden door:

Tolklive Data & Privacy
Eisenhowerlaan 47
2625 GE Delft
Nederland

KvK-nummer: 42062227
Vestigingsnummer: 000065658663

Voor vragen over privacy of het gebruik van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@flowtext.nl.

Tolklive Data & Privacy is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals op deze pagina beschreven.

2. Bezoek aan de website

Wanneer je flowtext.nl bezoekt, worden technische gegevens verwerkt die nodig zijn om de website veilig en goed te laten functioneren.

Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om:

• IP-adres;
• datum en tijd van een verzoek;
• browser- en apparaatgegevens;
• technische loggegevens;
• interne bezoekstatistiek, zoals het bezochte pad en een daggebonden pseudonieme visitor-hash.

We gebruiken deze gegevens voor de werking en beveiliging van de dienst, het onderzoeken van technische problemen, het tegengaan van misbruik en het begrijpen van het gebruik van de website zonder advertentie- of marketingprofielen op te bouwen.

Technische loggegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor deze doelen.

3. De live demo

Met de FlowText-demo kun je zelf ervaren hoe live spraak-naar-tekst werkt.

Wanneer je de demo start, wordt de audio van je microfoon tijdelijk verwerkt om gesproken woorden realtime als tekst weer te geven.

De audio en inhoud van het transcript worden door FlowText niet als transcriptbestand in je account of in de FlowText-database opgeslagen.

Om misbruik van de gratis demo te voorkomen, verwerken we daarnaast beperkte technische gebruiksgegevens. Hierbij kan onder meer een pseudonieme technische identificatie van het gebruikte netwerkadres, het tijdstip, de gekozen taal, de gereserveerde en gebruikte duur en de status van de demosessie worden verwerkt.

Deze demo-gebruiksgegevens worden maximaal 90 dagen bewaard.

Gebruik de openbare demo bij voorkeur alleen met je eigen stem en voer geen vertrouwelijke of gevoelige informatie van andere personen in.

4. Je FlowText-account

Wanneer je een FlowText-account aanmaakt of gebruikt, verwerken we de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om je account en abonnement te beheren.

Dit kan onder andere gaan om:

• naam;
• e-mailadres;
• beveiligde accountgegevens;
• persoonlijke toegangslink en technische tokens;
• abonnementsgegevens;
• beschikbare en gebruikte transcriptieminuten;
• technische sessiegegevens;
• betalings- en factuurinformatie.

Wachtwoorden worden niet als leesbare wachtwoorden opgeslagen.

We bewaren accountgegevens zolang je account actief is en daarna niet langer dan noodzakelijk voor het afhandelen van de overeenkomst, onze administratie en eventuele wettelijke verplichtingen.

5. Live transcriptie

Wanneer je FlowText gebruikt voor live transcriptie, wordt microfoonaudio verwerkt om deze realtime om te zetten naar leesbare tekst.

Daarvoor maakt FlowText gebruik van een gespecialiseerde leverancier van realtime spraak-naar-teksttechnologie. De audio wordt alleen doorgegeven voor zover dat noodzakelijk is om de door jou gevraagde transcriptiedienst te leveren.

FlowText slaat de inhoud van het live transcript niet automatisch op als transcriptdocument in je account of database.

Wanneer de mogelijkheid wordt aangeboden om een transcript te bewaren, bepaal je zelf of je daarvan gebruikmaakt en wordt het bestand op de daarvoor bedoelde manier aan jou aangeboden.

We gebruiken audio en transcriptinhoud niet voor advertenties, marketingprofielen of het trainen van AI- of spraakherkenningsmodellen.

FlowText verwerkt wel beperkte technische sessiegegevens, bijvoorbeeld om gebruikte transcriptieminuten te registreren en de dienst technisch te laten functioneren.

6. Gesprekken met andere personen

FlowText kan worden gebruikt bij gesprekken, vergaderingen en andere situaties waarbij meerdere personen aanwezig zijn.

Je bent zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldig en rechtmatig gebruik van FlowText. Informeer andere deelnemers wanneer dat gelet op de situatie of toepasselijke regels nodig is.

Gebruik FlowText niet voor heimelijke transcriptie wanneer dat niet is toegestaan.

Gesprekken kunnen gevoelige informatie of bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals informatie over gezondheid.

Wanneer je dergelijke gegevens met FlowText verwerkt, moet daarvoor een geldige wettelijke basis bestaan. FlowText analyseert deze gegevens niet voor andere doeleinden; de inhoud wordt uitsluitend verwerkt om de door jou gevraagde transcriptie mogelijk te maken.

7. Betalingen en administratie

Voor het verwerken van betalingen maakt FlowText gebruik van een betaaldienstverlener.

Daarbij kunnen gegevens worden verwerkt zoals:

• het te betalen bedrag;
• het gekozen abonnement of product;
• betalingsstatus;
• betalingskenmerk;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor facturering.

FlowText ontvangt alleen betaalinformatie die noodzakelijk is om de betaling, het abonnement en de administratie af te handelen.

Gegevens die onderdeel uitmaken van de wettelijke financiele administratie, waaronder facturen, worden in beginsel 7 jaar bewaard.

8. Contact met FlowText

Wanneer je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld per e-mail, verwerken we je contactgegevens en de informatie die je zelf in je bericht verstrekt.

We gebruiken deze gegevens om je vraag te beantwoorden en eventuele vervolgvragen af te handelen.

Correspondentie wordt niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor je contact met ons hebt opgenomen, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde noodzaak aanleiding geeft om gegevens langer te bewaren.

9. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Voor gegevens die noodzakelijk zijn om je FlowText-account en de door jou afgenomen dienst te leveren, is de verwerking noodzakelijk voor het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst met jou.

Gegevens die noodzakelijk zijn voor onze financiele administratie verwerken we omdat we aan wettelijke verplichtingen moeten voldoen.

Voor de beveiliging van FlowText, het voorkomen van misbruik en het oplossen van technische problemen kunnen we persoonsgegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening. Daarbij beperken we de verwerking tot wat daarvoor noodzakelijk is.

Als voor een specifieke verwerking toestemming nodig is, vragen we die afzonderlijk.

10. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Voor het aanbieden van FlowText maken we gebruik van externe dienstverleners.

Afhankelijk van het onderdeel van de dienst kunnen dit bijvoorbeeld zijn:

• een leverancier van realtime spraak-naar-teksttechnologie;
• hosting- en infrastructuurleveranciers;
• een e-maildienstverlener;
• een betaaldienstverlener.

We verstrekken alleen persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende dienstverlening.

Voor zover een leverancier persoonsgegevens in onze opdracht verwerkt, maken we passende afspraken over onder meer beveiliging, vertrouwelijkheid en het gebruik van persoonsgegevens.

Daarnaast kunnen we persoonsgegevens verstrekken wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

11. Verwerking binnen de Europese Unie

Alle verwerkingen voor FlowText vinden plaats binnen de Europese Unie.

FlowText geeft persoonsgegevens niet door aan landen buiten de Europese Unie.

12. Cookies en lokale opslag

FlowText gebruikt alleen functionele cookies en vergelijkbare lokale opslag die noodzakelijk zijn om de website en dienst goed te laten werken.

Deze technieken kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor:

• het veilig onthouden van een ingelogde sessie;
• accountbeveiliging;
• het onthouden van functionele instellingen, zoals de gekozen weergave of lettergrootte;
• het tijdelijk herkennen van een betaalterugkeer na een checkout.

Voor deze functionele technieken vragen we geen toestemming.

FlowText gebruikt geen trackingcookies voor advertenties en volgt bezoekers niet over websites van andere organisaties.

Omdat FlowText alleen noodzakelijke functionele cookies en opslag gebruikt, tonen we geen cookietoestemmingsbanner.

13. Beveiliging

We nemen technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, misbruik en ongewenste openbaarmaking.

Daarbij maken we onder andere gebruik van beveiligde verbindingen, toegangsbeveiliging en technische maatregelen om misbruik van de dienst tegen te gaan.

Geen enkele digitale dienst kan absolute veiligheid garanderen.

Denk je dat er sprake is van een beveiligingsprobleem of misbruik? Neem dan contact met ons op via info@flowtext.nl.

14. Je privacyrechten

Je hebt verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie kun je ons vragen om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen een verwerking.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op toestemming, kun je die toestemming weer intrekken.

Een verzoek kun je sturen naar info@flowtext.nl.

We kunnen aanvullende informatie vragen als dat noodzakelijk is om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk van jou afkomstig is.

15. Klacht indienen

Heb je een klacht over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via info@flowtext.nl, zodat we naar een oplossing kunnen zoeken.

Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

16. Wijzigingen

We kunnen deze privacy- en cookieverklaring aanpassen wanneer FlowText, onze werkwijze of de privacywetgeving verandert.

Op deze pagina publiceren we steeds de actuele versie en de datum van de laatste wijziging.

Terug naar FlowText